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Datenschutz

Datenschutzinformationen gem. Art. 13 DSGVO zur Nutzung des Online-Dienstes „Lieferantencockpit“ der Freien Hansestadt Bremen vertreten durch den Senator für Finanzen

Die Freie Hansestadt Bremen, vertreten durch den Senator für Finanzen, bietet Ihnen mit dem Online-Dienst „Lieferantencockpit“ die Möglichkeit, Rahmenvertragsdaten einzusehen, sowie Katalogmanagement zu betreiben.

Personenbezogene Daten

In diesem Zusammenhang werden personenbezogene Daten verarbeitet. Nachfolgende Informationen fassen zusammen, wie die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt, insbesondere

  • den Namen und die Kontaktdaten des Verantwortlichen (wer die Daten verarbeitet),
  • die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten,
  • die Zwecke der Datenverarbeitung,
  • die Rechtsgrundlagen, aufgrund derer die Daten verarbeitet werden,
  • die Empfänger der Daten,
  • die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden,
  • die Rechte der betroffenen Person.

Einheitliches Organisationskonto

Zur Nutzung des vorliegenden Online-Dienstes bedarf es der Einrichtung eines einheitlichen Unternehmenskontos. Hierbei handelt es sich um „Mein Unternehmenskonto“. Mit „Mein Unternehmenskonto“, der Administrationsoberfläche von ELSTER, können Sie sich schnell für Verwaltungsleistungen, wie zur Anmeldung am Lieferantencockpit, identifizieren und authentifizieren. Einzelheiten zu „Mein Unternehmenskonto“ (u.a. zu den verarbeiteten Daten) finden Sie hier: https://mein-unternehmenskonto.de

Verantwortlicher

Verantwortlicher (im Folgenden „Anbieter“) im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist

Der Senator für Finanzen der Freien Hansestadt Bremen
Referat 45 - Digitalisierung von Verwaltungsleistungen für Unternehmen
Rudolf-Hilferding-Platz 1
28195 Bremen
E-Mail: digliu@finanzen.bremen.de

Datenschutzbeauftragter

Bei Beschwerden, Anfragen und Anregungen im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung durch den Senator für Finanzen können Sie sich an den behördlichen Datenschutzbeauftragten des Senators für Finanzen wenden:

Herr Tobias Ackermann
Behördlicher Datenschutzbeauftragter
Der Senator für Finanzen
Rudolf-Hilferding-Platz 1
28195 Bremen
E-Mail: datenschutzbeauftragter@finanzen.bremen.de

Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzenden grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung eines funktionsfähigen Online-Dienstes, sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Der Anbieter bietet Ihnen mit dem vorliegenden Online-Dienst die Möglichkeit, die hierfür erforderlichen Angaben digital zu tätigen und digital zu übermitteln. Hierzu werden die eingegebenen und aus „Mein Unternehmenskonto“ ausgelesenen Daten im vorliegenden Online-Dienst verwendet und online an das zuständige Katalogsystem weitergeleitet (übermittelt). Das Katalogsystem erhält erst nach der Übermittlung, d. h. nach dem Absenden der Daten, Zugriff auf die Daten.

Rechtsgrundlagen / verarbeitete Daten

Rechtsgrundlage der Datenerhebung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Werden über die erforderlichen Daten hinaus weitere (optionale) Daten erhoben, ist Rechtsgrundlage hierfür Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Abs. 1 lit. a DSGVO). Einwilligungen erfolgen stets freiwillig. Beruht die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf einer von Ihnen erteilten Einwilligung, steht Ihnen das Recht zu, Ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft zu widerrufen. Den Widerruf Ihrer Einwilligung können Sie per E-Mail an die verantwortliche Stelle senden.

Möglich ist ferner eine Verarbeitung aufgrund einer Interessenabwägung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. e DSGVO, die in der Abwägung der Interessen keine Einschränkung Ihrer Rechte und Freiheiten ergab (z. B. aufgrund unseres Interesses am Einsatz von Analysetools, mit deren Hilfe wir den Erfolg unserer Website messen und das Surfen auf der Seite optimieren).

Im Zuge des Empfangs der Rahmenvertragsdaten werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

Rahmenvertrag

  • Name der Ansprechperson
  • E-Mail der Ansprechperson
  • Telefonnummer der Ansprechperson

Im Zuge des Austausches von Produktkatalogen zwischen Lieferanten und Bestellern, können folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

Dienstliche Kontaktinformationen für eine Ansprechperson auf Bestellerseite

  • Nachname des Ansprechpartners
  • Vorname des Ansprechpartners
  • Anrede des Ansprechpartners
  • Akademischer Titel des Ansprechpartners
  • Funktion oder Position des Ansprechpartners
  • Telefonnummer (es besteht die Möglichkeit auch eine private und/oder eine Mobiltelefonnummer anzugeben)
  • Faxnummer (es besteht die Möglichkeit auch eine private Faxnummer anzugeben)
  • E-Mail-Adresse

Zur ergänzenden Beschreibung der Funktion/Position können folgende personenbezogenen Daten verarbeitet werden:

Kontaktinformationen für eine Ansprechperson auf Lieferantenseite [1]

  • Nachname des Ansprechpartners
  • Vorname des Ansprechpartners
  • Anrede des Ansprechpartners
  • Akademischer Titel des Ansprechpartners
  • Funktion oder Position des Ansprechpartners
  • Telefonnummer (es besteht die Möglichkeit auch eine private und/oder eine Mobiltelefonnummer anzugeben)
  • Faxnummer (es besteht die Möglichkeit auch eine private Faxnummer anzugeben)
  • E-Mail-Adresse

Zur ergänzenden Beschreibung der Funktion/Position können folgende personenbezogenen Daten verarbeitet werden:

  • Angabe, ob die Person Ansprechpartner bzgl. administrativer, betriebswirtschaftlicher, der Handhabung von besonderen Produkten, technischer Fragestellungen und/oder allgemeiner Ansprechpartner ist. [1]

Kontaktinformationen zu etwaigen Geschäftspartnern [1]

  • Nachname des Ansprechpartners
  • Vorname des Ansprechpartners
  • Anrede des Ansprechpartners
  • Akademischer Titel des Ansprechpartners
  • Funktion oder Position des Ansprechpartners
  • Telefonnummer (es besteht die Möglichkeit auch eine private und/oder eine Mobiltelefonnummer anzugeben)
  • Faxnummer (es besteht die Möglichkeit auch eine private Faxnummer anzugeben)
  • E-Mail-Adresse

Zur ergänzenden Beschreibung der Funktion/Position können folgende personenbezogenen Daten verarbeitet werden:

  • Angabe, ob die Person Ansprechpartner bzgl. administrativer, betriebswirtschaftlicher, der Handhabung von besonderen Produkten, technischer Fragestellungen und/oder allgemeiner Ansprechpartner ist. [1]

Beratungsanfrage/Kontaktformular

Sie haben die Möglichkeit, Beratungsanfragen Ihrer Besteller anzulegen. Ferner können Änderungen der Lieferantenstammdaten sowie Meldungen von Vertragsstörungen durch das Nutzen/Ausfüllen des Kontaktformulars an die zuständige Stelle übermittelt werden.

Im Zuge des Anlegens und Beantwortens von Beratungsanfragen werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

Beratungsanfrage empfangen und bearbeiten

  • Vorname, Nachname, akademischer Titel der zu beratenden Person auf Bestellerseite
  • E-Mail-Adresse der zu beratenden Person auf Bestellerseite
  • E-Mail-Adresse der beratenden Person beim Lieferanten
  • im Freitextfeld enthaltene Informationen (inklusive gegebenenfalls übermittelter personenbezogener Daten)

Beratungsanfrage anlegen

  • Vorname, Nachname der zu beratenden Person auf Bestellerseite
  • E-Mail-Adresse der zu beratenden Person auf Bestellerseite
  • im Freitextfeld enthaltene Informationen (inklusive gegebenenfalls übermittelter personenbezogener Daten)

Beratungsanfrage beantworten

  • Vorname, Nachname der beratenden Person beim Lieferanten
  • E-Mail-Adresse der zu beratenden Person auf Bestellerseite
  • im Freitextfeld enthaltene Informationen (inklusive gegebenenfalls übermittelter personenbezogener Daten)

Wenn eine Änderung der Lieferantenstammdaten oder eine Meldung zu einer Vertragsstörung an die zuständige Behörde übergeben werden soll, kann hierfür nach der Anmeldung im Lieferantencockpit das Kontaktformular genutzt werden. Im Zuge der Nutzung des Kontaktformulars werden die folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet:

Befüllen und Übermitteln des Kontaktformulars

  • Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer der die Kontaktanfrage erstellenden Person auf Lieferantenseite
  • im Freitextfeld enthaltene Informationen (inklusive gegebenenfalls übermittelter personenbezogener Daten)

Bestellung

Sie haben die Möglichkeit, Bestellaufträge entgegenzunehmen. Im Zuge der Übermittlung von Bestellaufträgen werden folgende personenbezogenen Daten verarbeitet: [2]

  • Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer der die Bestellung auslösenden Person und Sendungsempfängers/Sendungsempfängerin auf Bestellerseite
  • Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer der Ansprechperson auf Lieferantenseite

Vertragsstörungsmeldung

Sie haben die Möglichkeit, Vertragsstörungsmeldungen entgegenzunehmen und Meldungen von Vertragsstörungen an die zuständige Stelle zu übermitteln. Im Zuge des Austauschs von Vertragsstörungsmeldungen zwischen Lieferanten und Bestellern werden folgende personenbezogenen Daten verarbeitet:

  • Vorname, Nachname, akademischer Titel, E-Mail-Adresse und Telefonnummer auf Bestellerseite
  • Vorname, Nachname, akademischer Titel, E-Mail-Adresse und Telefonnummer der Ansprechperson auf Lieferantenseite

Datensicherheit

Um Ihre Daten vor unerwünschten Zugriffen möglichst umfassend zu schützen, werden technische und organisatorische Maßnahmen getroffen.

Auf Seiten des Onlinedienstes wird ein Verschlüsselungsverfahren eingesetzt. Ihre Angaben werden von Ihrem Rechner zu unserem Server und umgekehrt über das Internet mittels einer TLS-Verschlüsselung übertragen. Sie erkennen dies daran, dass in der Statusleiste Ihres Browsers das Schloss-Symbol geschlossen ist und die Adresszeile mit https:// beginnt.

Cookies

Cookies werden in folgenden Szenarien erhoben, verarbeitet und gespeichert:

  • Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
    Beim Besuch der Website und bei der Nutzung des Lieferantencockpits werden während einer laufenden Verbindung über Ihren Internetbrowser und mit Hilfe von technisch notwendigen sogenannten Sitzungs-Cookies Daten erhoben.
  • Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
    Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung technisch notwendiger Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
  • Zweck der Datenverarbeitung
    Die hier verwendeten Sitzungs-Cookies ermöglichen die Funktionalität der eingegebenen Daten. Die durch technisch notwendige Cookies erhobenen Nutzerdaten werden nicht zur Erstellung von Nutzerprofilen verwendet. Die durch technisch notwendige Cookies erhobenen Nutzerdaten werden nicht zur Erstellung von Nutzerprofilen verwendet.
  • Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
    Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Bitte beachten Sie, dass eine Löschung der Browser-Chronik auch zu einer Löschung der gesetzten Cookies führen kann.

Von der Anwendung gesetzte Cookies werden nach dem Schließen des Browsers gelöscht. Nach der Anmeldung handelt es sich um ein beständiges Cookie, das mit Ablauf der Session (30 Minuten Inaktivität) endet. Die meisten Browser sind so eingestellt, dass sie Cookies automatisch akzeptieren. Sie können das Speichern von Cookies jedoch deaktivieren oder Ihren Browser so einstellen, dass er Sie benachrichtigt, sobald Cookies gesendet werden.

Webanalyse durch Einsatz von Matomo

Wir setzen im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit und zur Optimierung unserer Webseite das Webanalyse-Tool Matomo ein.

Matomo ist eine Software zur statistischen Auswertung von Besucherzugriffen auf einer Webseite. Es werden keine Cookies im Browser der Besuchenden abgelegt. Matomo wird lokal auf den Servern der ]init[ AG in Deutschland betrieben. Die IP-Adressen der Webseiten-Besuchenden werden durch Matomo an die ]init[ AG übertragen und zum frühestmöglichen Zeitpunkt anonymisiert ausgewertet, indem von der IP-Adresse die letzten beiden Oktettes durch „xxx“ versehen werden, z. B. 192.168.xxx.xxx. Die vollständige IP-Adresse kann danach nicht mehr hergestellt werden. Es findet keine Datenübermittlung an Matomo oder sonstige Dritte statt. Die erzeugten Nutzungsinformationen (von welchem Gerätetyp (z. B. Laptop oder Handy), aus welchem Land und von welcher Webseite greift ein Webseiten-Besuchender auf unsere Webseite zu) werden ohne die Verwendung von Cookies an den Server der ]init[ AG übertragen und für die Auswertung (woher kommen die Besuchenden, wie viele besuchen die Website und wie lange verweilen sie auf diesen) gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 3 BDSG.

Nutzung des Feedbackformulars

Über das Feedbackformular können Sie uns ein Feedback zum Lieferantencockpit geben. Das Feedbackformular ist für Sie optional. Bei Nutzung des Feedbackformulars werden keine personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeitet. Bitte teilen Sie uns innerhalb der Freitextfelder keine personenbezogenen Daten mit. Ihr Feedback wird anonym ausgewertet.

Erstellung von Logfiles

Bei jedem Zugriff auf diese Website beziehungsweise bei jedem Abruf einer Datei werden Daten über diesen Vorgang vorübergehend in einer Protokolldatei verarbeitet. Im Einzelnen werden folgende Daten gespeichert:

  • das Datum und die Uhrzeit des Zugriffs;
  • der Name und die URL der abgerufenen Datei;
  • die Webseite, von der aus der Zugriff erfolgt;
  • das Betriebssystem Ihres Rechners und der von Ihnen verwendete Browser;
  • die IP-Adresse

Zum Schutz vor Angriffen auf die Internetinfrastruktur des Auftragsdatenverarbeiters ist eine Speicherung dieser Daten über den Zeitpunkt des Besuches hinaus verpflichtend. Dies erfolgt über sogenannte Log-Dateien. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.

Datenverarbeitung bei Support

Bei technischen und fachlichen Fragen können Sie sich per E-Mail (lieferantencockpit-support@nortal.com) an den Support des Systems wenden.

Die von Ihnen übermittelten Daten (z. B. Name, Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse usw.) sowie die in der E-Mail enthaltenen Informationen (inklusive gegebenenfalls von Ihnen übermittelter personenbezogener Daten) werden zum Zwecke der Kontaktaufnahme und Bearbeitung Ihres Anliegens verarbeitet und gelöscht, sobald sie zu diesem Zweck nicht mehr benötigt werden. Eine Verarbeitung der von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten ist zum Zweck der Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich. Diese übermittelten Daten werden nicht an Dritte weitergeleitet bzw. übermittelt.

Empfänger der Daten

Das Lieferantencockpit übermittelt die Daten nur in den gesetzlich zulässigen Fällen an Dritte, in denen es aufgrund gesetzlicher Bestimmungen zur Mitteilung verpflichtet ist.

Datenlöschung und Speicherdauer

Das Lieferantencockpit organisiert die technische Interaktion zwischen Lieferanten und Verwaltung. Es ist kein datenhaltendes Mastersystem. Es erfolgt lediglich eine Zwischenspeicherung der für die Interaktion zwischen Lieferant:innen und Verwaltung erforderlichen Daten.

Log-Files und Sitzungs-Cookies werden nach spätestens 7 Tagen gelöscht. Bestellaufträge werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht. Die übrigen personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald das Katalogsystem die Dateien durch einen entsprechenden Statuswechsel zur Löschung freigibt. Ihre Daten werden solange verarbeitet und gespeichert, wie das zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten bzw. für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Auftragsverarbeitung

Die Verarbeitung der Daten im Lieferantencockpit erfolgt mit den entsprechend vereinbarten Sicherheitsanforderungen im Rahmen einer Auftragsverarbeitung nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO durch die ]init[ AG, Köpenicker Straße 9, 10997 Berlin.

Die Verarbeitung der Daten zur Beantwortung von Anfragen über den Support erfolgt mit den entsprechend vereinbarten Sicherheitsanforderungen im Rahmen einer Auftragsverarbeitung nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO durch Nortal AG, Knesebeckstraße 1 in 10623 Berlin.

Im Rahmen des Betriebs dieser Webseiten und der damit zusammenhängenden Prozesse können uns weitere Dienstleister unterstützen (z. B. beim Hosting und der Webentwicklung). Diese Dienstleister sind uns gegenüber streng weisungsgebunden und entsprechend Artikel 28 DSGVO vertraglich verpflichtet.

Rechte der betroffenen Person

Nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) haben betroffene Personen verschiedene Rechte. Einzelheiten ergeben sich insbesondere aus Artikel 15 bis 18 und 21 der DSGVO.

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Betroffene Personen können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Daher sollten in dem Antrag möglichst konkrete Angaben gemacht werden.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sollten die betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können betroffene Personen eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Jede betroffene Person hat das Recht auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt (z. B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden).

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Es besteht zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt, und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Werden Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e (Datenverarbeitung zur behördlichen Aufgabenerfüllung bzw. zum Schutz des öffentlichen Interesses) verarbeitet, steht der betroffenen Person das Recht zu, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Die Daten werden dann nicht mehr verarbeitet, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Recht auf Beschwerde (Art. 77 DSGVO)

Die betroffene Person hat darüber hinaus gemäß Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden.

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